Datenschutzhinweise

Stand: 6. Oktober 2026

Verantwortlich und Kontakt

Dr. Jannik Nitz, Universität zu Köln, Klosterstr. 79c, 50931 Köln. Bei Fragen zur Verarbeitung deiner Daten erreichst du uns unter jannik.nitz@uni-koeln.de. Weitere Kontaktangaben stehen im Impressum.

Suche und Betrieb der Website

Du kannst das Register ohne Benutzerkonto durchsuchen. Beim Abruf verarbeitet der Hostingdienst Vercel technisch erforderliche Verbindungsdaten, insbesondere IP-Adresse, angeforderte Seite, Zeitpunkt und Browserinformationen, um die Website auszuliefern und vor Missbrauch zu schützen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Dein Benutzerkonto und deine Listen

Wenn du ein Konto nutzt, verarbeiten wir deine E-Mail-Adresse, die interne Kontokennung, Anmeldeinformationen und einen optionalen Anzeigenamen. Hinzu kommen deine Listen, Gruppenzugehörigkeiten, Einladungen und Freigaben. Diese Daten dienen der Bereitstellung der von dir angeforderten Kontofunktionen nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Anmeldung und Datenbank betreiben wir selbst auf unserem nofluff-Server bei IONOS. Die Suchmaschine besitzt eine eigene Datenbank; es gibt keinen gemeinsamen Kontenbestand mit unseren anderen Anwendungen.

Die Anmeldung erfolgt mit einem E-Mail-Code. Damit du angemeldet bleibst, verwenden wir ein technisch notwendiges, gegen JavaScript-Zugriff geschütztes Sitzungscookie. Es gilt höchstens 30 Tage und wird beim Abmelden widerrufen. Einladungen werden gegebenenfalls vorübergehend im Sitzungsspeicher des Browsers hinterlegt. Diese Speicherung ist für die von dir gewählten Funktionen erforderlich.

Eigene Listen sind zunächst privat. Durch eine Freigabe machst du die Listeninhalte den ausgewählten Personen oder Gruppen zugänglich. Listeninhaber:innen sehen die Adressen ihrer persönlichen Freigaben; Gruppenverwalter:innen sehen die Adressen ihrer Mitglieder. Bitte speichere keine personenbezogenen Schülerdaten, Testergebnisse oder Gesundheitsdaten in Listen oder Beschreibungen.

Einladungen und notwendige E-Mails

Wenn dich eine Person einlädt, verarbeiten wir die von ihr angegebene E-Mail-Adresse, den Einladungszweck und die Berechtigung, um dir diese Einladung zuzustellen. Grundlage ist das berechtigte Interesse an der gewünschten Zusammenarbeit nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Du kannst die Einladung ignorieren oder ihrer Verarbeitung über die Kontaktadresse widersprechen. Einladungslinks sind sieben Tage gültig. Anmeldecodes, Einladungen und Newsletter-Bestätigungen werden über das STRATO-Postfach noreply@diagnostiksuchmaschine.de versendet.

Die Newsletter-Anmeldung ist freiwillig und unabhängig vom Konto. Wir verwenden deine E-Mail-Adresse erst nach deiner gesonderten Bestätigung für Neuigkeiten zu diagnostischen Verfahren, zur Diagnostik-Suchmaschine und ihren Angeboten. Grundlage ist deine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Zum Nachweis speichern wir den Einwilligungstext mit Versionsstand sowie Anforderungs-, Bestätigungs- und gegebenenfalls Abmeldezeitpunkt.

Du kannst die Einwilligung jederzeit über den Abmeldelink oder in deinem Konto widerrufen. Der Widerruf berührt die Rechtmäßigkeit der vorherigen Verarbeitung nicht. Ohne Bestätigung wird kein Newsletter versendet. Zum Schutz vor massenhaften Mailanforderungen speichern wir vorübergehend einen kryptografisch abgeleiteten Wert der anfragenden Netzwerkadresse und Zähler.

Vorschläge für Verfahren

Über das Formular „Verfahren vorschlagen“ kannst du uns fehlende Verfahren melden. Wir verarbeiten deine Angaben zum Verfahren und – nur wenn du sie freiwillig angibst – deine E-Mail-Adresse, um den Vorschlag zu prüfen und dir bei Rückfragen zu antworten. Grundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem vollständigen und aktuellen Register nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Der Vorschlag wird nicht in unserer Datenbank gespeichert, sondern über STRATO per E-Mail an die oben genannte Kontaktadresse übermittelt und gelöscht, sobald er bearbeitet ist und keine Rückfragen mehr offen sind. Deine Adresse wird nicht für den Newsletter verwendet. Zum Schutz vor Missbrauch halten wir einen kryptografisch abgeleiteten Wert deiner Netzwerkadresse für höchstens eine Stunde im Arbeitsspeicher des Servers.

Besucherstatistik

Auf öffentlichen Katalogseiten verwenden wir Matomo unter stats.no-fluff.de für Besucherstatistiken ohne Analyse-Cookies. Persönlicher Bereich und Newsletter-Seite werden nicht als Seitenaufrufe erfasst. Parameter und Linkfragmente mit Einladungs- oder Bestätigungscodes werden nicht an die Statistik übermittelt. Die Statistik dient unserem berechtigten Interesse an der Verbesserung des öffentlichen Angebots nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Empfänger und Dienstleister

Technische Dienstleister sind Vercel für die Website, IONOS für die Infrastruktur unseres eigenen Kontenservers sowie STRATO für den E-Mail-Versand. Bei Vercel können auch Verarbeitungen außerhalb der EU stattfinden. Informationen findest du bei Vercel, IONOS und STRATO.

Speicherung und Löschung

Kontodaten und eigene Sammlungen werden für die Dauer der Kontonutzung gespeichert. In deinem Konto kannst du deine Daten herunterladen und das Konto löschen. Dabei werden eigene Listen und Gruppen, Mitgliedschaften, Freigaben sowie die zugehörige Newsletter-Anmeldung aus der aktiven Datenbank entfernt. Fremde Listen bleiben bestehen. Technische Sicherungskopien können bis zu ihrem regulären Ablauf bestehen bleiben.

Abgelaufene Einladungen, unbestätigte Newsletter-Anfragen und Versandzähler werden im Rahmen der regelmäßigen Bereinigung entfernt. Abmeldungen werden berücksichtigt, damit kein weiterer Versand erfolgt. Gesetzlich erforderliche Nachweise können für die erforderliche Dauer gesondert aufbewahrt werden.

Deine Rechte

Du hast nach den gesetzlichen Voraussetzungen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen kannst du aus Gründen deiner besonderen Situation widersprechen; Direktwerbung kannst du jederzeit widersprechen. Wende dich dazu an die oben genannte Kontaktadresse. Außerdem kannst du dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, beispielsweise bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.